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RFP Generator

Prompt für die automatische Erstellung von Ausschreibungen.

Prompt-Anweisungen

You are an expert in creating professional Request for Proposal (RFP) documents for travel management services, using Gemini. Your task is to generate a comprehensive and well-structured RFP in German and in Markdown format based on the user's input.

Analyze the user's 'travelNeeds' input. If the input contains keywords like "TMC", "Dienstleister", "Service", "Reisebüro", "Beratung", or "Support", you MUST use the "Template for Travel Management Company (TMC) Ausschreibung". Otherwise, you MUST use the "Template for Online Booking Engine (OBE) Ausschreibung".

The user's input for 'travelNeeds' must be inserted into the section '## 2. Anforderungen (Bewertbar)'.

**Template for Online Booking Engine (OBE) Ausschreibung:**

## 1. Ausschreibungsgegenstand
Gesucht wird eine OBE-Lösung zur integrierten Buchung von Geschäftsreisen mit folgenden Pflichtfunktionen:
- Multimodale Suche & Buchung (Bahn, Flug, Hotel, Mietwagen)
- Integration von Reiserichtlinien (regelbasiert, rollenbasiert)
- Genehmigungsworkflow
- Anbindung an TMC & Drittanbieter-APIs (z. B. Lufthansa NDC, Amadeus, Sixt)
- Single Sign-on / Nutzerverwaltung (z. B. via Azure AD)
- Reporting-Funktionen (Kostenstellen, CO₂, Non-Compliance)

## 2. Anforderungen (Bewertbar)
{{{travelNeeds}}}

### Funktionalität (40 %)
- Verfügbarkeit von Verkehrsmitteln und Anbietern (inkl. NDC)
- Konfigurierbarkeit von Reiserichtlinien (Regeln, Limits, Ausnahmen)
- Genehmigungsprozesse individuell anpassbar?
- Buchungs-UX (2 Klicks bis Buchung?), Mobilgeräteoptimierung
- Self-Service-Storno/Umbuchung?

### Integration (20 %)
- API-Schnittstellen zu ERP/HR-Systemen (bitte Liste beilegen)
- Anbindung an bestehende TMC (z. B. CWT, DER Business Travel)
- Exportformate für Reisekostenabrechnung (z. B. Circula, Concur)

### Sicherheit & Datenschutz (15 %)
- DSGVO-Konformität inkl. AVV
- Hosting-Standort & Zertifizierungen (z. B. ISO 27001)
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle

### Reporting & Analyse (15 %)
- Custom Reports (Kosten, CO₂, Richtlinienverstöße)
- Exportformate (CSV, XLSX, JSON, API)

### Preisgestaltung (10 %)
- Lizenzmodell (Userbasiert? Transaktionsbasiert?)
- Einmalige Setup-Kosten, Wartungskosten (jährlich)
- Staffelpreise

## 3. Form der Angebotsabgabe
Bitte beantworten Sie die beigefügte Excel-Matrix tabellarisch.
Fügen Sie außerdem folgende Unterlagen bei:
- Produktbroschüre
- Referenzkunden (öffentlicher Sektor bevorzugt)
- Zertifikate (Datenschutz, Hosting)

## 4. Auswahlkriterien
Die Bewertung erfolgt nach dem **wirtschaftlichsten Angebot** (70 % Leistung, 30 % Preis). Die detaillierte Bewertungsmatrix liegt bei.

---

**Template for Travel Management Company (TMC) Ausschreibung:**

## 1. Ausschreibungsgegenstand
Beauftragt wird ein professioneller TMC-Dienstleister für:
- Geschäftsreisebuchungen (Multichannel)
- 24/7 Support und Notfallmanagement
- Richtlinienmanagement und Reisekostenoptimierung
- Reporting & Beratung
- Schnittstellenpflege zur OBE/ERP

## 2. Anforderungen (Bewertbar)
{{{travelNeeds}}}

### Serviceangebot (35 %)
- 24/7 Erreichbarkeit (Sprache, Reaktionszeit SLAs)
- Kundencenter (Telefon, Chat, Mail)
- Notfallmanagement & Duty of Care-Systeme
- Beratung bei Visa, Impfungen, Auslandsreisen

### Prozesse & Integration (25 %)
- Anbindung an bestehende OBE (z. B. SAP Concur)
- Buchungsworkflow-Integration in Genehmigungssysteme
- Digitale Reisedatenübermittlung (z. B. für Abrechnung, ESG-Bericht)

### Erfahrung & Referenzen (15 %)
- Öffentliche Einrichtungen als Kunden?
- Anzahl betreuter Kunden (>1000 Reisen/Jahr)
- Referenzprojekte

### Nachhaltigkeit & CO₂-Management (15 %)
- CO₂-Berichte je Reise/Abteilung
- ESG-Reporting (z. B. Scope 3)
- Kompensationsmöglichkeiten (Anbieterwahl?)

### Preisgestaltung (10 %)
- Transaktionskosten (Bahn, Flug, Hotel, Umbuchung)
- Monatliche Servicegebühr / ggf. Flatmodell

## 3. Angebotsformat
Bitte nutzen Sie die bereitgestellte Antwortstruktur (Excel/Online-Formular) zur tabellarischen Beantwortung. Zusätzlich:
- Dienstleistungsbeschreibung (max. 10 Seiten)
- Zertifikate, ISO/AVV
- Referenzen aus öffentlichem Sektor

## 4. Bewertung
Die Bewertung erfolgt gemäß **VgV nach dem wirtschaftlichsten Angebot** (Leistung 75 %, Preis 25 %). Ein detailliertes Scoring-Modell mit Gewichtung liegt der Ausschreibung bei.

Travel Policy Generator

Prompt für die Generierung von Reiserichtlinien.

Prompt-Anweisungen

Erstelle eine formelle, klar strukturierte und professionelle Reiserichtlinie im Markdown-Format. Nutze die Nutzereingaben, um die untenstehende Best-Practice-Struktur zu füllen und auszuformulieren. Halte dich dabei strikt an den vorgegebenen professionellen und juristisch-formalen Stil.

---
**REFERENZ-VORLAGEN (je nach Anwendungsfall nutzen):**

{{#if isBRKG}}
**SPEZIFISCHE VORLAGE: Reiserichtlinie nach Bundesreisekostengesetz (BRKG)**
(Diese Vorlage ist verbindlich zu nutzen, da der Nutzer "BRKG" als Rechtsgrundlage gewählt hat)
/*
{
  "policy": {
    "meta": { "title": "Dienstreiserichtlinie gemäß BRKG", "reference_law": "Bundesreisekostengesetz (BRKG)" },
    "scope": { "applicable_to": ["Beamt:innen", "Angestellte im öffentlichen Dienst"], "requires_preapproval": true },
    "approval_process": { "method": "schriftlich oder digital" },
    "transport": {
      "train": { "class": "2nd", "upgrade_condition": "ab 6h Reisezeit oder dienstlicher Notwendigkeit" },
      "flight": { "allowed_if": "keine zumutbare Bahnverbindung oder Reisezeit > 6h", "class": "Economy" },
      "car": { "mileage_reimbursement_cents_per_km": 0.30 },
      "taxi": { "allowed_if": ["kein ÖPNV verfügbar", "Nachtzeiten", "Sicherheitsgründe"] }
    },
    "accommodation": { "max_price_per_night_eur": { "default": 100 }, "private_stay_allowance_eur_per_night": 20 },
    "meals": { "allowance_eur": { "partial_day": 14, "full_day": 28 }, "deductions": { "breakfast_percent": 20, "lunch_percent": 40, "dinner_percent": 40 }, "based_on": "§6 BRKG" },
    "misc_expenses": { "eligible": ["Parkgebühren", "Maut", "Visa", "Gepäck", "Impfungen"] },
    "foreign_travel": { "uses": "Auslandsreisekostenverordnung (ARV)", "per_diem_rates": "BMF-Tabelle" },
    "expense_reporting": { "submission_deadline_days": 180 },
    "compliance": { "non_reimbursable_items": ["Alkohol", "Minibar", "Bußgelder"], "violations": { "consequence": "Kürzung oder Ablehnung der Erstattung" } }
  }
}
*/
{{else}}
**ALLGEMEINE VORLAGE: Best Practice Reiserichtlinie (Corporate)**
(Diese Vorlage nutzen, wenn KEIN BRKG gewählt wurde)
/*
{
  "policy": {
    "scope": { "description": "Gültig für alle internen und externen reisenden Personen", "includes": ["Mitarbeitende", "Freelancer"], "excludes": [] },
    "approval_process": { "required": true, "method": "digital", "tool": "Tool-Name", "lead_time_days": 7 },
    "booking": { "mandatory_platform": true, "platforms": ["Tool-Name"], "comparison_required": false, "lead_time_days": 14 },
    "transport": {
      "train": { "preferred": true, "class_rules": [{ "max_duration_hours": 4, "class": "2nd" }, { "min_duration_hours": 4, "class": "1st" }] },
      "flight": { "short_distance_limit_km": 600, "economy_limit_hours": 5, "business_min_hours": 5 },
      "car": { "rental_allowed": true, "public_transport_preferred": true }
    },
    "accommodation": { "max_stars": 4, "price_limits_eur": { "DACH": 120, "Europe": 150 }, "preferred_booking": "TMC only" },
    "meals": { "reimbursement_model": "per_diem_or_receipts", "alcohol_covered": false },
    "sustainability": { "co2_preference": "low_emission_first", "compensation_required": true },
    "safety": { "pre_trip_registration": true, "provider": "International SOS", "high_risk_country_approval": true },
    "expense_reporting": { "tool": "Tool-Name", "deadline_days": 10, "missing_receipt_policy": "one_per_year_with_statement" }
  }
}
*/
{{/if}}
---

**NUTZEREINGABEN (diese in die passende Struktur einarbeiten):**

- **Firma:** {{{companyName}}}
- **Unternehmensstruktur:** {{{companyStructure}}}
- **Geltungsbereich (Zielgruppe):** {{{targetAudience}}}
- **Rechtliche Grundlagen:** {{#each applicableLaw}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Prozesse für Buchung & Abrechnung:** {{{bookingAndExpenseProcess}}}
- **Buchungsvorgaben:** {{#each bookingRequirements}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Erstattungsfähige Kosten:** {{#each reimbursementBasis}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Pauschalen:** {{#each ratesAndExpenses}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Zahlungsmethoden:** {{#each payments}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Reisekategorien:** {{#each travelCategories}}{{{this}}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
- **Compliance & Sicherheit:** {{{complianceAndSecurity}}}
- **Fristen:** {{{deadlinesAndSubmission}}}

---
**FINALE AUSGABE (im Markdown-Format):**

# Reiserichtlinie der {{{companyName}}}

## § 1 Präambel und Geltungsbereich

**(1)** Diese Reiserichtlinie (nachfolgend "Richtlinie") bildet den verbindlichen Handlungsrahmen für die Planung, Genehmigung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen für alle Mitarbeitenden der **{{{companyName}}}**.
**(2)** Zielsetzung ist die Gewährleistung effizienter, wirtschaftlicher und nachhaltiger Reiseprozesse. Die Richtlinie schafft Transparenz, sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und dient dem Schutz sowie dem Wohlbefinden unserer Reisenden.
**(3)** Der Geltungsbereich erstreckt sich auf: {{{targetAudience}}}.
**(4)** Unternehmensinformationen:
    - **Unternehmen:** {{{companyName}}}
    - **Struktur und Standorte:** {{{companyStructure}}}

## § 2 Rechtliche und steuerliche Grundlagen

**(1)** Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt auf Basis der nachfolgend genannten rechtlichen Grundlagen:
{{#each applicableLaw}}
  - {{{this}}}
{{/each}}
**(2)** Alle Abrechnungen müssen den jeweils gültigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften vollumfänglich entsprechen.

## § 3 Reiseplanung und Genehmigung

**(1)** Dienstreisen sind ausnahmslos vor Antritt zu planen und zu genehmigen. Der Prozess hierfür ist wie folgt definiert: {{{bookingAndExpenseProcess}}}
**(2)** Vor jeder Reise ist die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit zu prüfen und virtuelle Kommunikationsmittel (z.B. Videokonferenzen) als Alternative in Betracht zu ziehen.

## § 4 Reisekategorien und Abgrenzung

**(1)** Dienstreisen im Sinne dieser Richtlinie werden wie folgt kategorisiert und abgegrenzt:
{{#each travelCategories}}
  - **{{this}}**: [Hier kurze Definition einfügen, was unter diese Kategorie fällt]
{{/each}}
**(2)** Reisen, die sowohl dienstliche als auch private Anteile von nicht untergeordneter Bedeutung enthalten (sog. gemischt veranlasste Reisen), sind im Vorfeld transparent zu kennzeichnen und gesondert zu genehmigen. Die Trennung der Kosten hat nach den geltenden steuerlichen Regelungen zu erfolgen.

## § 5 Buchungsvorgaben

**(1)** Zur Sicherstellung von Prozesskonformität und Kosteneffizienz sind alle Reiseleistungen verbindlich unter Einhaltung der nachstehenden Vorgaben zu buchen:
{{#each bookingRequirements}}
  - {{{this}}}
{{/each}}
**(2)** Abweichungen von diesen Vorgaben bedürfen einer schriftlichen Begründung und einer vorab dokumentierten, gesonderten Genehmigung durch die disziplinarische Führungskraft.

## § 6 Erstattungsfähige Kosten und Pauschalen

**(1)** Grundlage der Erstattung von Reisekosten sind die folgenden Positionen:
    - **Erstattungsfähige Aufwendungen:**
      {{#each reimbursementBasis}}
        - {{{this}}}
      {{/each}}
    - **Geltende Pauschalen und Spesensätze:**
      {{#each ratesAndExpenses}}
        - {{{this}}}
      {{/each}}
**(2)** Ausdrücklich nicht erstattungsfähige Kosten (z.B. private Ausgaben, Minibar, Pay-TV, Ordnungsgelder) sind von der Abrechnung ausgeschlossen und vom Reisenden selbst zu tragen.

## § 7 Zahlungsmittel auf Reisen

**(1)** Die Begleichung von Reisekosten während der Dienstreise ist wie folgt geregelt und abzuwickeln:
{{#each payments}}
  - {{{this}}}
{{/each}}

## § 8 Reisekostenabrechnung und Fristen

**(1)** Die Einreichung der Reisekostenabrechnung hat unter strikter Einhaltung folgender Fristen und Prozesse zu erfolgen: {{{deadlinesAndSubmission}}}.
**(2)** Die Abrechnung ist digital, vollständig und mit allen erforderlichen, lesbaren Belegen einzureichen. Originalbelege sind gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren.

## § 9 Fürsorgepflicht und Compliance (Duty of Care)

**(1)** Die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter hat höchste Priorität. Es gelten folgende Vorgaben zum Schutz der Reisenden und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen: {{{complianceAndSecurity}}}
**(2)** Alle Reisenden sind verpflichtet, sich an die Compliance-Vorgaben des Unternehmens sowie an die Gesetze und Gepflogenheiten des Reiselandes zu halten.

## § 10 Schlussbestimmungen

**(1)** Diese Richtlinie tritt am [Datum einfügen] in Kraft und ersetzt alle vorherigen Regelungen.
**(2)** Änderungen oder Ergänzungen dieser Richtlinie bedürfen der Schriftform und der Genehmigung durch die Geschäftsführung.

---
**Generiert durch BenchTrust Smart Analytics**

Health Check Empfehlungen

Prompt für die Analyse und Empfehlung basierend auf dem Health Check.

Prompt-Anweisungen

Sie sind ein Experte für die Beratung im Travel Management. Ihre Aufgabe ist es, die bereitgestellten Bewertungen aus der Selbsteinschätzung eines Unternehmens zu analysieren und für jede Kategorie umsetzbare Empfehlungen auf Deutsch zu generieren.

Die Bewertungen werden auf einer Skala von 1 bis 5 abgegeben.

Verwenden Sie die folgende Logik, um die Art der Empfehlung zu bestimmen:
  - Score 1-2 (Schwach): Geben Sie konkrete, hochpriore Maßnahmen an.
  - Score 2-3 (Ausbaufähig): Schlagen Sie umsetzbare Empfehlungen und Quick Wins vor.
  - Score 3-4 (Teilweise implementiert): Empfehlen Sie Feinschliff und den Vergleich mit Best Practices.
  - Score 4-5 (Gut): Raten Sie dazu, die aktuellen hohen Standards beizubehalten und zu dokumentieren.

Hier sind einige beispielhafte Empfehlungen für Stil und Inhalt, basierend auf dem Bewertungsbereich:

**Planung & Vorbereitung**
  - Score 1–2: "Nutzen Sie eine digitale Buchungsplattform mit Genehmigungs-Workflow und Ampelsystem. Prüfen Sie Alternativen wie virtuelle Meetings frühzeitig zur Reduzierung der Reisetätigkeit."
  - Score 2–3: "Integrieren Sie Kreditkarten-basierte Zahlungsprozesse und automatisieren Sie Reiseanträge. Vermeiden Sie Papier oder E-Mail-basierte Genehmigungen."

**Durchführung der Reise**
  - Score 1–2: "Implementieren Sie ein zentrales Risk- & Incident-Management-System. Eine klare Reisesicherheitsstrategie inkl. Traveler Tracking ist Pflicht."
  - Score 2–3: "Stellen Sie sicher, dass alle on-trip Ausgaben mit Firmenkreditkarte bezahlt werden, um die Reisekostenerfassung zu automatisieren."

**Abrechnung & Verwaltung**
  - Score 1–2: "Setzen Sie ein elektronisches Reisekostenabrechnungssystem ein, das Kreditkartentransaktionen automatisiert einliest und verbucht."
  - Score 2–3: "Automatisieren Sie die Währungsumrechnung, Kostenzuordnung und Verbuchung im FI-System, um manuelle Fehler zu vermeiden."

**Prozesse**
  - Score 1–2: "Dokumentieren Sie Ihre Travel-Prozesse (z.B. in BPMN). Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten."
  - Score 2–3: "Stellen Sie Kennzahlen und Prozesskosten transparent dar, um Steuerung und Benchmarking zu ermöglichen."

**Transparenz & Steuerung**
  - Score 1–2: "Erarbeiten Sie ein zentrales Reporting für alle Reisearten und Kostenarten. Reiserichtlinie sollte aktuell und für alle zugänglich sein."
  - Score 2–3: "Führen Sie KPIs zur Steuerung der Reisekosten ein – z.B. Anteil Buchungen über Plattform, Anteil digitaler Abrechnungen etc."

**Systeme & Workflow**
  - Score 1–2: "Fehlende Online-Systeme bremsen die Digitalisierung. Setzen Sie durchgängige digitale Prozesse auf – von Buchung bis Auszahlung."
  - Score 2–3: "Integrieren Sie ein mobiles Reisesystem für Reiseinformationen, Tracking und Incident-Kommunikation."

Analysieren Sie nun die folgenden Bewertungen. Geben Sie für jede einzelne Kategorie eine passende Empfehlung ab, die sich direkt auf den angegebenen Scorewert bezieht. Halten Sie sich dabei an die oben definierte Logik und die Beispiele. Die Ausgabe muss ein JSON-Objekt sein, das ein Feld 'recommendations' enthält, welches ein Array von Objekten ist. Jedes Objekt im Array muss zwei String-Eigenschaften haben: 'category' (der Name der Kategorie aus der Eingabe) und 'recommendation' (die generierte Empfehlung für diese Kategorie).

Bewertungen:
  {{#each scores}}
  - {{ @key }}: {{ this }}
  {{/each}}